A Somogyi-könyvtár 2001. március 1-jétől áttért az előjegyzések számítógépes figyelésére. Az eddigi hagyományos, kizárólag kérőlapon nyilvántartott előjegyzéseket most már számítógép figyeli.
Az eddigi gyakorlat a következő volt: az olvasó kitöltötte a kérőlapot a keresett könyv adataival, meghatározta, hogy meddig van szüksége rá, és ezt az aktuális emeleten egy dobozban tartottuk. Hetente egyszer átnéztük és körbejártuk a polcokat, bejött-e már a keresett dokumentum. Ennek óriási hátránya az volt, amikor beérkezett a könyv az adminisztrációba, az olvasó akár újra meg is hosszabbíthatta, hiszen az előjegyzés-nyilvántartás az aktuális emeleteken történt. Tehát teljesen különválasztódott a két folyamat: az emeleti munkatársak nem tudták mikor járt le a kölcsönzési határideje a keresett könyvnek, az adminisztráció viszont nem tudta, hogy melyik könyvre tettek előjegyzést. Ráadásul a színcsíkos kölcsönzésnél az olvasónál lévő összes dokumentum lejárati dátuma minden egyes kölcsönzéskor módosult. Így ezzel a módszerrel akár egy teljes évig is az olvasónál lehetett a keresett könyv, nem tudtunk róla ill. arról sem, hogy kinél van.

A jelenlegi új módszerrel a számítógép nem engedi, hogy az előjegyzést kérő előtt bárki az adott dokumentumot meghosszabbítsa vagy kikölcsönözze. A számítógépes előjegyzés-figyeléssel néhány más szabály is életbe lépett:

• A kérőlapot változatlanul ki kell tölteni azon az emeleten, ahol a kért könyv hozzáférhető.

• A kérőlapon fel kell tüntetni a dokumentum szerzőjét, címét, raktári számát, az olvasó nevét, címét, olvasói vonalkódját, a könyv lejárati dátumát. Ha a könyvet még nem kölcsönözték ki, akkor státusza hozzáférhetőként szerepel.
  

És itt érkeztünk el a legfőbb problémához. Könyvtárunk csak ez év januárjától tért át a könyvek számítógépes kölcsönzésére, így maradtak még olyan kérések is, amelyek nem kerültek, nem kerülhettek számítógépre, hiszen akkor még nem idultak be ezek a számítógépes szolgáltatások. Az ilyen kérőlapokat megőrizzük, időszakosan átnézzük a polcokat, megnézzük az OPAC-ban, hogy kikölcsönözték-e már, hol is lehet? Ezeknek a könyveknek a státusza "hozzáférhető"-ként szerepel. Természetesen az ilyen státusszal rendelkező könyvekre is veszünk fel előjegyzést. A hozzáférhetőség oka többféle lehet: nem hozta vissza az olvasó, elveszett az idők folyamán, ellopták, kallódik valahol, kötészetben van. Sajnos csak a 2. emeleti kölcsönzőben mintegy 1500 dokumentumot érint ez a probléma, amit azonban pár hét múlva ki tudunk küszöbölni, mert be fogjuk indítani ezt a modult is, így az OPAC-ban már "kötészetben" státuszként fognak megjelenni a könyvek. Vannak olyan, régebbről visszamaradt előjegyzéseink is, amelyek akár több évesek lehetnek, de még nyilvántartjuk, hiszen az olvasó beiratkozott, esetleg még igényelheti a kért könyvet. Ezeknek a beszerzésével folyamatosan próbálkozunk, ún. dezideráta-listákat készítünk, amelyeket kollégák és könyvkereskedők is figyelnek.

• Csak olyan könyvre tudunk előjegyzést felvenni, amely benne van a számítógépes adatbázisunkban, ezen belül pedig, amely a Somogyi-könyvtár központi épületében található. Ez kizárja tehát a fiókhálózati ellátóraktárban és a fiókhálózatban megtalálható könyveket, amelyekre nem veszünk fel előjegyzést. Ennek fő oka, hogy a fiókhálózat még nem tért át a számítógéppel való kölcsönzésre.

• Természetesen ugyanarra a könyvre több olvasó is tehet előjegyzést, ilyenkor az az olvasó kapja meg először a dokumentumot, aki hamarabb előjegyezte.

• Egy olvasó egyszerre 4 könyvet jegyezhet elő.

• Előjegyzést csak akkor tudunk felvenni, ha az olvasó nem használja ki teljesen a kölcsönzési keretét, nálunk ez 6 könyvet jelent, ilyenkor nem tud előjegyeztetni.

• Akkor sem tud előjegyeztetni az olvasó, ha valamilyen egyéb okból tiltotta le a számítógép, pl.: lejárt könyv van nála, tartozása van stb.

Azt, hogy az olvasó eddig mennyi könyvet kölcsönzött ki, az adminisztrációban tudják megmondani. Ez elég nagy hátrány, hiszen azolvasó előbb az emeleten érdeklődik és csak azután fog lemenni kölcsönözni. Az emeleteken azonban kölcsönzői modul hiányában ezt nem tudjuk közölni vele, kivéve az 1. emeleten, ahol az internetes OPAC-ban meg tudják nézni. Az előjegyzéseket minden reggel levisszük az adminisztrációba, ahol számítógépre viszik., így naprakészen tudjuk figyelni a könyveket. Mindig a leghamarabb lejárt példányra teszik rá a kérést, tehát nem műre, mint a hagyományos módszernél. Ha visszaérkezik a könyv, azonnal "elfogják" és kiküldik az értesítést az olvasónak. A könyv ezután 6 munkanapig az ún. előjegyzéses-polcon áll, természetesen "hozzáférhető" státusszal. Az előjegyzés 6 hónapig érvényes, ezután a számítógép automatikusan törli.

Ha már ennyit beszéltünk az előjegyzésről, szóljunk néhány szót arról, hogy voltaképpen mit is jegyeznek elő az olvasók? Az előjegyzési szokások a mindenkori mozi, könyv, tévéműsorhoz igazodnak. Amikor Frei Tamás bemutatta a közel-keleti, gazdag, mohamedán nők korántsem irigyelhető „ezeregyéjszaka” életét, akkor rengetegen keresték Jean Sasson: A fátyol mögött, A hercegnő lányai és A királyi fenség című könyveit. Körülbelül mostanában kezd leáldozni az érdeklődés körülötte. Ugyanakkor máris itt van a következő őrület: Bridget Jones naplója! Már a mozibemutató előtt is sokan keresték, jelenleg álladóan 7-8 előjegyzés van rá. Mivel látogatóink döntő hányada egyetemisták és főiskolások köréből kerül ki, színen vannak a pedagógiai és történelmi tárgyú előjegyzések is, most például Romsics Ignác: Magyarország története a XX. században című munkáját keresik, erre mintegy 5 olvasó vár.

Végezetül némi összegzés. Az első olvasói visszajelzések nagyon pozitívak, gyorsabban forognak a könyvek, naprakészen tudjuk tájékoztatni olvasóinkat a keresett dokumentumok hollétéről, teljesen lehetetlenné vált, hogy egy olvasó akár több hónapig „üljön” egy-egy könyvön, természetesen a fentebb említett problémák figyelembe vételével.