Tájékoztató
a Statisztikai Munkabizottság 2004-2005-ben
végzett munkájáról
1. Előzmények
2003-ban megjelent a nemzetközi könyvtári statisztikai szabvány, amely európai norma. Fogalmait, adattípusait, gyűjtési eljárásmódjait az Eurostat rendszere, a Libecon is használja. A szabvány hazai adaptációs folyamata azonnal megindult. A fordítás eredményeképpen 2003 decemberében megjelent az MSZ EN ISO 2789:2003 Információ és dokumentáció. Nemzetközi könyvtári statisztika című magyar szabvány.
2004-ben a NKÖM Könyvtári Főosztály megbízásából a Könyvtári Intézet munkabizottságot hozott létre abból a célból, hogy a magyar szabvány hazai alkalmazását készítse elő. Tudnivaló ugyanis, hogy a magyar szabvány szó szerinti fordítása a nemzetközinek. Az adaptálás nem teszi lehetővé a szabvány megváltoztatását, a hazai helyzetre való értelmezését, csupán a szakszerű fordítást jelentheti! Minimális mozgásteret a nemzetközi kifejezések esetében biztosít azzal, hogy a szabvány magyarítói a mechanikus tükörfordítástól szükség esetén eltértek, és megpróbálták a kifejezéseket a hazai gyakorlatnak megfelelő tartalmú magyar szakkifejezéssel leírni. De ez semmiképpen nem jelent tartalmi eltérést az eredeti angol nyelvű szabványtól.
A könyvtárak a kötelező statisztikai adatközlést az OSAP (Országos Statisztikai Alapprogram) 1442-es számú statisztikai űrlap kitöltésével teljesítik. A feladat tehát az volt, hogy a munkabizottság tegyen javaslatot az űrlap megváltoztatására az új szabványnak megfelelően.
Mivel az űrlap változtatása valamennyi adatszolgáltató könyvtárat érinti, ezért a munkabizottság összeállításánál törekedtünk arra, hogy az a lehető legszélesebben képviselhesse a szakmát, az adatszolgáltatásban résztvevő könyvtártípusokat. A Könyvtári Intézet 2004 márciusában megkereste szakmai szervezeteket azzal a kéréssel, hogy tagot delegáljanak szakterületük képviseletére.
2. A munkabizottság megkezdi működését
Levelünkre az alábbi szervezetek reagáltak:
Az EKE, az Egyházi Könyvtárak Egyesülése dr. Berecz Ágnes igazgató asszonyt delegálta a Ráday-könyvtárból.
Az IKSZ, az Informatikai és Könyvtári Szövetség Kiss Gábor igazgatót, a zalaegerszegi Deák Ferenc Megyei Könyvtár igazgatóját delegálta.
Az MKE, a Magyar Könyvtárosok Egyesülete Rátkai Erzsébet könyvtárost, a szegedi Somogyi-könyvtár munkatársát delegálta.
A MOKSZ, a Magyar Orvosi Könyvtárak Szövetsége Wolf Györgyöt, az MTA Kísérleti Orvostudományi Kutatóintézet könyvtárosát delegálta.
A delegált tagokon kívül, a Könyvtári Intézet felkérésére további képviselők lettek tagjai a bizottságnak.
A felsőoktatási könyvtárügyet, úgymint a felsőoktatási könyvtárakat, egyszersmind a könyvtárosoktatást dr. Murányi Péter főiskolai docens képviseli, aki a Berzsenyi Dániel Főiskola Könyvtár és Információtudományi Tanszékének vezetője.
Vajda Erik könyvtáros az Országgyűlési Könyvtárból mint a szabvány magyarítója, egyben mint szakkönyvtári képviselő vesz részt a bizottság munkájában.
A Könyvtári Intézetet, illetve szakterülete alapján a közkönyvtárakat Fehér Miklós képviseli.
A munkabizottság vezetője, egyben titkári teendőinek ellátója Somogyi József, a Könyvtári Intézet statisztikai szakreferense.
Az NKÖM Könyvtári Főosztályát Haralyi Krisztina könyvtári referens képviseli.
A létrejött munkabizottság működési alapelvül az alábbiakat határozta meg:
Törekszik arra, hogy
3. Elvégzendő feladatok
A fenti elvek alapján a munkabizottság megállapította az elvégzendő feladatokat, és az alábbi "menetrendet" dolgozta ki maga számára:
Első lépés: számba kell venni a statisztikai adatszolgáltatás működő gyakorlata során alkalmazott fogalmakat, eljárásokat, adattartalmakat, és ezeket össze kell vetni az új szabvány fogalmaival, eljárásaival, adattartalmaival. Ehhez el kell készíteni egy olyan táblázatot, mely együtt tartalmazza a működő gyakorlat összes kérdését az új szabvány által felsorolt valamennyi kérdéssel. Ez a táblázat alkalmas arra, hogy szembesüljünk azzal:
Második lépés: az összesített kérdések közül meg kell határozni, hogy melyek elhagyandóak, melyek azonnal bevezetendőek, és melyek azok, amelyek bevezetését a munkabizottság ajánlja, de csak későbbi terminussal, mivel a bevezetéshez a könyvtárak számára felkészülési időt kell biztosítani.
Harmadik lépés: a bevezetésre javasolt kérdések egységes értelmezése. A mérés módszereinek és tartalmának meghatározása.
Negyedik lépés: a bevezetésre javasolt adatlap formájának meghatározása.
Ötödik lépés: a bevezetésre javasolt adatlap és a hozzá tartozó útmutató elkészítése.
Hatodik lépés: a bevezetésre javasolt adatlap elfogadtatása.
Hetedik lépés: a szakma tájékoztatása.
Az első lépésben a munkabizottság elkészítette a már említett összesítő táblázatot, amely 534 lehetséges kérdést tartalmaz (az eddigi gyakorlat szerint 124 kérdésre kellett egy könyvtárnak válaszolnia).
A munkabizottság szembesült azzal, hogy ennyi kérdést nem lehet a statisztikai jelentőlapon a könyvtárak számára feltenni. Ezért szisztematikusan végigvette a kérdéseket, és szétválasztotta, hogy mely kérdésekkel ne foglalkozzék a statisztika, mely kérdések bevezetését kell halasztani. A szelekció után megmaradó kérdésekből alakult ki az új adatlap.
A tartalom összeállítása során a munkabizottság tapasztalta, hogy:
Ezért a munkabizottság öt évre ütemezte a szükséges változtatásokat, az új adattípusok és értelmezések bevezetését. A munkabizottság minden kérdéshez az átállási, tanulási időszakra figyelemmel ezen öt éven belüli bevezetési időpontot javasolt.
A kérdések összeállításában természetesen a legfőbb szempont az volt, hogy a szabvány előírásai érvényesüljenek. Ám latba esett a megválaszolhatóság kritériuma, és a nyert adatok funkcionalitása, használhatósága is a kutatások, elemzések területén.
Így készült el a munkabizottság javaslata a bevezetés évére (2006) szóló adatlap tartalmára.
4. Hogyan nézzen ki az új adatlap?
A munkabizottság úgy ítélte meg, hogy érdemes e vonatkozásban is javaslatot tennie. Ha a statisztikai adatszolgáltatás történetét visszaidézzük, akkor emlékezhetünk arra, hogy valamikor külön adatlapon jelentettek az eltérő típusú könyvtárak. Ebben az a célszerűség húzódott meg, hogy a könyvtártípus sajátosságait figyelembe vevő adatkört lehetett mindenkinek feltenni. Hátrány volt ugyanakkor, hogy nem biztosította a valamennyi könyvtárra érvényes adatokat. Később vezette be az OSAP az egységes formájú és tartalmú adatlapot, amely minden könyvtárra érvényes volt, és ami lehetővé tette az adatok országos szintű gyűjtését, felhasználását. De ezzel az a hátrány járt együtt, hogy bizonyos kérdéseket csak bizonyos adatszolgáltatónak kellett kitöltenie (pl. az ellátórendszerre vonatkozó kérdések), bizonyos kérdésekre az adott könyvtártípusnak megfelelő számbavételi eljárást követő válaszok érkeztek, azaz nem egészen ugyanazt válaszolta az egyik könyvtár, mint a másik, bár ugyanarra a kérdésre válaszolt, illetve bizonyos kérdésekre egyszerűen nem válaszoltak az adatszolgáltatók, azaz gyakori volt a nemleges válasz, a kitöltetlen mező. Persze ebben az esetben sem lehetett eldönteni, hogy feledékenységből maradt el az adatközlés, vagy azért, mert nem tudott az adatközlő válaszolni.
Nos, mindezeket a problémákat a munkabizottság egy új, az előzőekben alkalmazott két megoldás kombinációjával létrejövő adatlappal kívánta csökkenteni, sőt reményei szerint megszüntetni. A munkabizottság azt javasolta, hogy maradjon az egységes adatlap, de könyvtártípusra specializált melléklapokkal kiegészítve. Az egységes főlapon csak olyan kérdések szerepelnek, amelyekre minden könyvtár tud válaszolni, például címadatok, forgalmi adatok, leltári adatok. A melléklapok közül viszont minden könyvtár csak azt tölti ki, amelyik rá vonatkozik. Így elkészült a közkönyvtári, a térségi ellátást végző könyvtári és a szakkönyvtári melléklap. A melléklapok száma növelhető, így reméljük, hogy előbb-utóbb bevezethető lesz az iskolai könyvtári tevékenység mérését célzó iskolai könyvtári melléklap is.
Ezzel a megoldással elértük, hogy:
5. "A puding próbája az evés"
A fenti szempontok és leírt folyamatok révén kialakított kérdőívet a munkabizottság 2005 júniusában próbakitöltésnek vetette alá. Megkértünk könyvtárakat, hogy legyenek segítségünkre egy, a valóságot imitáló statisztikai adatközlésben. Arra kértük a kollégákat, hogy az új adatlapot a mellékelt kitöltési útmutató segítségével a 2004. évi adatoknak megfelelően töltsék ki. Arra voltunk kíváncsiak, hogy
A reprezentatív véletlenszerű próbakitöltés tapasztalatait az alábbiakban összegezhetjük:
6. Az új adatlap
A munkabizottság a tesztkitöltés tapasztalatait is figyelembe vevő adatlapjavaslatát a NKÖM Könyvtári Főosztályára terjesztette fel, amely azt elfogadta.
A Könyvtári Főosztály által elfogadott adatlapot ezután beterjesztette a kulturális statisztikáért (benne a könyvtári statisztikáért felelős) NKÖM Informatikai Főosztályára, amely azt 2005. július 31-én szintén elfogadta.
Ez azt jelenti, hogy a könyvtárak 2007-ben, a 2006. évi tevékenységükről már az új adatlapon fognak számot adni. Egy évünk van tehát az új adatlap bevezetésére.
Munkabizottságunk kibővített ülés vagy ülések keretében, erre az alkalomra felkért szakmai konzulensek jelenlétében kívánja véglegesíteni az útmutatót, a fogalommagyarázatokat, az adatszolgáltatói köröket és a kérdőív nyomdai megjelenési formáját. A végleges formáját elnyert adatlapot 2005 végén mintaként megkapják a könyvtárak, hogy 2006-ban folyamatosan gyűjthessék az adatokat, amelyeket 2007 januárjában a 2006-os évre vonatkozóan kérdezni fog az Országos Statisztikai Alapprogram, az OSAP.
7. Mi az új az új adatlapon?
Adatlapszerkezet, adatlaptartalom
Az adatlap több részből áll. Az első részt, a főlapot valamennyi jelentő könyvtárnak ki kell töltenie a legkisebb települési könyvtártól az OSZK-ig úgy, mint eddig is. Eltérés a korábbiakhoz képest, hogy szigorúan érvényesül az egységesség elve, azaz nem tesz föl olyan kérdést, amelyre bármelyik könyvtár ne tudna érdemben válaszolni.
A további részek (melléklapok) kiegészítik az első részt három csoportba osztva a könyvtárakat: az ún. közkönyvtári körbe, az ún. szakkönyvtári körbe, valamint a térségi ellátást végzők körébe. A melléklapokon a három csoport olyan további kérdéseket is kap, amelyek az adott könyvtártípusra (ellátási formára) leginkább jellemzőek.
A közkönyvtárak melléklapját a következők töltik ki: minden közkönyvtár a legkisebb települési könyvtártól a nagyvárosiig, ide értve a TEMI-könyvtárakat és a munkahelyi közművelődési könyvtárakat is.
A szakkönyvtárak melléklapját a szakkönyvtárak, köztük a nemzeti könyvtár, a felsőoktatási és más intézményi szakkönyvtárak töltik ki.
A más településeket is ellátó könyvtárak melléklapját pedig az ezen (KSZR, mozgókönyvtári) ellátásban résztvevő, szolgáltató könyvtárak töltik ki.
Néhány könyvtár, így a megyei könyvtárak, a megyei jogú városok könyvtárai és néhány nagyobb városi könyvtár mind a köz-, mind a szakkönyvtári melléklap kitöltését el kell, hogy végezze. Ennek indoka, hogy regionális feladatot (is) és bizonyos szakkönyvtári funkciókat (is) ellátnak (pl. helytörténet). További indok, hogy a megyei könyvtárak egyben ODR-szolgáltatók is. Ugyanakkor a nagyobb városi könyvtárak bevonását indokolja a földrajzi helyzetük (regionális szerepkör) és az, hogy igen sokszor középfokú és felsőoktatási feladatokat is kénytelenek átvállalni. Természetesen amennyiben egy könyvtár KSZR szolgáltatást is ellát, úgy a más településeket is ellátó könyvtárak melléklapját is ki kell töltenie.
A munkabizottság javaslata a regionális városi könyvtárak körére: Dunaújváros, Hódmezővásárhely, Nagykanizsa, Sopron, Baja, Balassagyarmat, Cegléd, Esztergom, Fehérgyarmat, Gyöngyös, Pápa, Sárospatak, Szentgotthárd városi könyvtárai.
A melléklapok között találhatunk egy továbbit, amelyet a köz- és szakkönyvtári körnek kell kitöltenie, de csak ötévente. Az ezen a melléklapon feltett kérdések ugyanolyan fontosak, mint az éves ciklikusságúak, de valójában csak hosszabb időszak kumulált adataként nyújtanak értelmezhető információt. Ilyen a törlések száma (az, hogy egy-egy évben egy könyvtár vont-e ki az állományából, esetleges) és a nemzetközi kiadványcsere kérdése.
Határidő
A munkabizottság javasolja a jelentés visszaküldési határidejének március 31-ére módosítását. Okok: a pénzügyi év ekkor zárul, az előző évet az államháztartási törvény szerint eddig kell lezárnia a fenntartónak; ez előtt hivatalos adatot tulajdonképpen nem követelhetünk. A gyakorlat megmutatta ennek igazságát. Az érdekeltségnövelő támogatásra beadott igazolásban szereplő állománygyarapítási adat gyakran nem egyezik meg a statisztikában (két hónappal korábban!) jelentett adattal.
Kihagyott kérdések
Elmaradt a korábban gyűjtött, de valójában érdektelen adat: a fenntartó neve. Elmaradt az értelmezhetetlen "digitális kurrens időszaki kiadványok hozzáféréseinek (a licencek) száma". Elmaradt a funkciótlan előző évi állomány, a külföldi kiadású és az időleges megőrzésű kurrens időszaki kiadványok kérdése. Elmaradtak a legpuhább, legkevésbé megbízható forintadatok az állománygyarapításra fordított összeget kivéve. Ez utóbbit is csak egy összegben (az eddigi részletező bontások nélkül) kell közölni. Egyszerűsödött (egyben a szabványhoz is igazodott) a személyzetre vonatkozó kérdéssor. Elmaradt a forgalmi adatok közül a kölcsönzési alkalmak száma, ezt a szabvány nem használja.
A főlapon megjelenő új kérdések
Új a szolgáltatóhelyek és az alapterület részletezése, a szolgálandó közönség lélekszáma, az ülőhelyek száma. Új a kölcsönözhető állomány és az aktív használók adata, a könyvtári internethasználatok száma, a távhasználatok bontása. A kölcsönzött dokumentumok értelmezésében megmaradt a régi, de beemelődött az új, a helyben kölcsönzés adata is. Új a rendezvények részletes adata is. További újdonság a nyitvatartási napok száma a tárgyévben, a szolgáltatások felsorolása és a részletezőbb állományadat.
A melléklapokon megjelenő új kérdések
A közkönyvtári melléklapon új az állomány és a gyarapodás tartalmára történő rákérdezés, ennek célja a szabvány előírásaihoz való közelítés, valamint az érdemleges tartalmi feltárás. Új a gyermekirodalmi állomány nagyságát firtató kérdés. Formai változás, de fontos az AV-dokumentumok szétbontása. Gazdagítja tudásunkat a könyvtárhasználókról az érvényes regisztrációval rendelkező használók kor szerinti csoportosítása. Új a szolgáltatások fölsorolásában a tipikusan közkönyvtári szerep, a nemzetiségi ellátás, a közhasznú és a helyismereti információ. A gyermekek könyvtárhasználatára csak ezen, a közkönyvtári melléklapon kérdez rá az adatlap.
A szakkönyvtári melléklapon új az állomány és a gyarapodás tartalmára történő rákérdezés, ez lényegében az ETO szakfelosztását követi. A kérdéssorban megjelennek a szabvány által annyira preferált elektronikus dokumentumok. Új az AV-dokumentumok szétbontása, a könyvtár kiadványainak száma, a restaurált, valamint a könyvtár által digitalizált dokumentumok száma.
A más településeket is ellátó könyvtárak melléklapja teljesen új. Az ellátás formájáról és tartalmáról kell ezen a melléklapon - csak felsorolás szintjén - számot adni.