Első falat a nagy kalácsból.
A nemzeti könyvtár cédulakatalógusainak retrokonverziós munkájáról*
Hölgyeim és Uraim, tisztelt kollégák! Elárulom Önöknek, miért választottam beszámolómhoz ezt a népmesei címet. Azért, mert szerettem volna felkelteni érdeklődésüket. Ha a nyomtatott programban csak azt olvassák, hogy "cédulakatalógusok" és "retrokonverzió", máris valami izgalmasabb után néznek. De mi köze van a kalácsnak a katalógushoz? Talán érdemes lesz meghallgatni.
A retrokonverziót hosszú évek óta valami nagyon kívánatos dolognak tartottam és tartom, olyannak, ami egy igazi nagy család számára készülő ünnepi, húsvéti vagy karácsonyi kalácshoz hasonlítható, és amelynek a megszegésére, az első falat ízlelésére vágyakozik a család minden tagja. Komolyra fordítva a szót, ha nagy családról beszélünk, a retrokonverzióval összefüggésben nemcsak az Országos Széchényi Könyvtárra gondolunk, hanem az egész országra, sőt az egész világ könyvtári közösségére, a könyvtárosok nagycsaládjára.
A retrokonverzió receptje
Hozzávalók:
A feladat súlya
Meggyőződésem, hogy bármely nemzeti könyvtár életében a retrokonverzió lebonyolítása az egyik legnagyobb kihívás, és a sikeres megvalósítás ennek megfelelően nagy felelősség. Nemcsak abból a szempontból, hogy jelentős összegek felhasználásáról kell döntéseket hozni, majd elszámolni, hanem elsősorban abból a szempontból, hogy ami létrejön, az az említett közösség szempontjából hogyan hasznosítható. Úgy kell egymásra épülniük az egyes lépéseknek, a munka fázisainak, hogy minden fázis vége a gyakorlatban használható eredményként legyen értékelhető egészen addig, amíg a célként kitűzött használói igényeknek való megfelelést el nem érjük.
A hozzávalók kikészítése, lemérése, előkészítése
A kiérlelt koncepció megfogalmazása a megvalósítás mikéntjére majd másfél évtizedes múltra tekint vissza. Nézzük az eltelt tizenöt év fontosabb állomásait, hogy mi is történt 1989 és 2003/2004 között.
Amíg az OSZK-nak nem volt saját számítóközpontja és on-line katalogizáló rendszere, szóba sem kerülhetett a retrokonverzió.
Az akkor elmondottakhoz képest gyakorlatilag semmi nem változott, érdemes azonban néhány megállapítást felidézni, megerősíteni. Azt fejtettem ki annak idején - főként az akkor már a témában megjelent bőséges szakirodalom tanulmányozása és külföldön szerzett tapasztalataim alapján -, hogy az integrált könyvtári rendszerekkel szemben támasztott alapvető igény, hogy ne csak az új beszerzések adatai kerüljenek az adatbázisokba, hanem a könyvtárak teljes állományáról lehessen tájékozódni. Ugyanakkor be kell látni, hogy ennek megvalósítási költségei rendkívül magasak, az adott belső feldolgozói kapacitások szűkösek, az egész tevékenység - bármilyen racionális megoldást alkalmaznak is - rendkívüli pénzügyi forrásokat igényel, amelyek az egyre csökkenő könyvtári költségvetésekből nem teremthetők elő. A nagy nemzeti könyvtári-bibliográfiai konverziós programok külön e célra elkülönített állami támogatásokat igényeltek és kaptak.
A célok világos megfogalmazása, figyelembe véve a használható nyilvántartásokat, eszközöket és forrásokat
1998 márciusában, az OSZK törzsgyűjteményében lévő könyvek állományrevízióját követően a következőképpen fogalmaztam meg a célokat:
Ebben az időben erősödött meg bennem az a meggyőződés - amit természetesen nem szubjektív elgondolásként, hanem érvekkel alátámasztható koncepcióként fogalmaztam meg -, miszerint a katalóguskonverzió és a retrospektív nemzeti bibliográfia adatbázisba szervezését szét kell választani, mert nem lehet egyszerre, egy füst alatt a kettőt megvalósítani.
Mindenképpen elsőbbséget kell élveznie a katalóguskonverziónak, az így keletkezett rekordok később nemzeti bibliográfiai célokra is használhatók, azaz bővíthetők és pontosíthatók.
A nemzetközileg elterjedt módszerek elemzése: ismert és kipróbált módszerek
A felsorolt sok előzetes, majd a legutolsó, két évvel ezelőtt készült tanulmányban meglehetős részletességgel elemeztük a külföldi és a hazai irodalom, a retrokonverzióra szakosodott cégek ajánlatai, valamint személyes tapasztalatok és tárgyalások alapján, hogy mely módszerek jöhetnek szóba az OSZK retrokonverziójánál:
Tárgyalások külföldi és belföldi cégekkel
Néhány jellemző adat retrokonverzióra szakosodott cégekkel folytatott tárgyalások és ajánlatkérések eredményéről:
A külföldi cégek árajánlatai minden esetben megközelítették a 400 millió forintot, és nem tartalmazták a megbízóra háruló járulékos kiadásokat.
Az előnyök és a hátrányok mérlegelése
Mindegyik módszer vagy a módszerek kombinációja mellett és ellene szóló érveket mérlegeltük, nemcsak a kiadások és a kivitelezhetőség praktikus voltának oldaláról, hanem fő szempontként vettük figyelembe a belátható időn belüli lebonyolítást. Nagyon fontos volt, hogy ha belekezdünk a munkába, akkor nagy ütemben haladhassunk, ne kelljen időleges leállásokkal számolni vagy azzal, hogy a projekt félbemarad.
Sok éven keresztül volt tehát az OSZK-nak koncepciója a nagyszabású munkára, de a tésztának még jó ideig várnia kellett, hogy a kalácsot betegyük a sütőbe, az pedig még távolabb volt, hogy bele is kóstolhassunk.
A kalácstészta utolsó és legfontosabb hozzávalói
SZT-IS-1 KÓDSZÁM - PÁLYÁZAT
Az első reményt - amely arra utalt, hogy a kalácshoz való hozzávalók mind együtt lesznek - egy 2001-ben kiírt pályázat jelentette, mégpedig a Széchenyi Terv Információs Társadalom- és Gazdaságfejlesztési Programja keretében meghirdetett pályázat, amelyet az SZT-IS-1 kód jelölt, és a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Kormánybiztossága tett közzé. Ennek a pályázatnak a keretében vállalkozott az OSZK egy munkacsoportja, hogy elkészíti a "Javaslat az Országos Széchényi Könyvtár könyvkatalógusainak retrospektív konverziójára" című megvalósíthatósági tanulmányt. Témavezetőként én fogtam össze a munkacsoportot, melynek tagjai Baczoni Tamásné, Horváth Ádám, Kégli Ferenc, Sipos Márta és Tóth Loránd voltak - ma is aktív résztvevői a megkezdett munkálatoknak.
A mellékletekkel együtt több mint százoldalas tanulmányt határidőre elkészítettük, kitérve a megvalósítás valamennyi részletére. Legalábbis ezt gondoltuk akkor, amikor letettük munkánkat az asztalra, nem sejtve, hogy mely részletekben rejtőzködnek az ördögök. Ez mára már természetesen kiderült.
A tanulmányt 2002. március végére nyújtottuk be az Informatikai Kormánybiztossághoz, és miután elfogadták, még több mint egy évre, az Informatikai és Hírközlési Minisztérium megalakulására, tárgyalásokra és kitartó lobbizásra volt szükség ahhoz, hogy a megfelelő aláírások és pecsétek 2003 decemberében rákerüljenek arra a támogatási szerződésre, amelynek birtokában belefoghattunk a tényleges munkába.
Fordulópont:
2003. december, az Informatikai és Hírközlési Minisztérium támogatási szerződése
A szerződés pontos címe: Támogatási szerződés az Országos Széchényi Könyvtárnak a Nemzeti Digitális Adattár Programhoz való csatlakozására . Ennek a csatlakozási szerződésnek a 3.1.1. pontjában megfogalmazott feladat, hogy az OSZK "a könyvek cédulakatalógusának retrospektív konverzióját elkezdi , és a számrendes cédulakatalógusból mintegy 400 000 cédula adatait digitálisan rögzíti a szerződés 1. számú mellékletét képező feladatleírás, rendszerterv és költségvetés feltételei szerint".
A munkát, a retrokonverzió első szakaszát ez év június végére kell teljesíteni, a zárójelentést július utolsó napján be kell nyújtani a támogatást biztosító Informatikai és Hírközlési Minisztériumhoz. Az első szakasz lebonyolítását eredetileg egy teljes évre terveztük!
2004 elején lebonyolított lépések:
A pályázat kiírásakor nem zártuk ki annak lehetőségét, hogy az időben való teljesítés érdekében két cég is dolgozik a feladaton. Az egy cég kiválasztása mellett azért döntöttünk, mert végiggondoltuk, hogy ha két cég megosztottan végzi a munkát, az egyik külső telephelyen, a másik az OSZK-ban e célra létrehozott belső munkahelyen, nem várható egységes megoldás, ráadásul a kapcsolattartó munkatársakra aránytalanul nagy teher nehezedik. Az ajánlati ár is a Medea Kft. melletti döntést támasztotta alá.
A Medea Services Kft. mellett szóló érvek
Műszaki és szakmai alkalmasság: telephelyek Budapesten és Nagyváradon, több mint 130 munkaállomással, saját szoftverfejlesztéssel.
Referenciák: nagykönyvtári konverziós tapasztalatok, mint amilyen a Die Deutsche Bibliothek-projekt 4,8 millió cédulával 1999 és 2004 között, a Staatsbibliothek zu Berlin-projekt 800 ezer cédulával 2002 és 2005 között, az Universitätsbibliothek Basel-projekt 1,2 millió cédulával 2003 és 2004 között.
Az árak kialakítása természetesen mennyiségfüggő. Az OSZK esetében ez a besorolási adatokkal együtt értendő.
Mit végez az OSZK, mit a Medea?
OSZK
"Segédlet az OSZK régi könyvkatalógusának retrospektív konverziójához" 2. változat.
"Példatár az OSZK régi könyvkatalógusának retrospektív konverziójához",
"MIGRA MARC specifikáció".
"ANSEL karakterkészlet specifikáció".
"Raktári jelzetfájlok előállítása retrospektív konverzióhoz".
A fogadott fájlok ellenőrzéséhez, válogatásához, betöltéséhez szükséges programok megírása.
Indexfájlok átadása a Medeanak.
A Medea rögzítési szabályzatának ellenőrzése, jóváhagyása.
A projekt adminisztrációja, irányítása.
Kapcsolattartás a Medeával személyesen vagy e-mail-ben.
Medea
Munkamódszer a Medeánál: kétszeres adatrögzítés
Az adatrögzítők nagy méretű, osztott képernyőn vagy kétmonitoros munkaállomásoknál dolgoznak. Baloldalt (a bal oldali képernyőn) látják a katalóguscédula képét, jobboldalt (a jobb oldali képernyőn) jelenik meg a kitöltésre váró adatlap. Értelmezik, minősítik a cédulán lévő adatelemeket, és a szabályzatnak megfelelően rögzítik az adatlapra. Minden cédulát két rögzítő visz be, az adatokat program segítségével ütköztetik, és ha eltérés van, javítják.
Azokban az esetekben, amikor bizonytalanság van a megoldásban (nehezen értelmezhető a cédula tartalma, esetleg olvashatatlan egy karakter vagy sor), megjegyzést fűznek a rekordhoz, a javításokat az OSZK munkacsoportja végzi el.
A szabályzatok alapján a konverzió első szakaszában a rögzítést végzők felismerik a besorolási adatformátumokat, a leírás adatcsoportjaiba tartozó adatelemeket, a nem latin betűs írásmódból transzliterált szövegeket, és meg tudják valósítani ezek HUNMARC-formátumú egységes rögzítését ANSEL karakterkészletben. Beszámolómban nem részletezem, hogy mennyi munkát jelent a nem ISBD-alapú, régi katalóguscédulákon szereplő adatok és jelek olyan értelmezésének és rögzítésének a lebonyolítása, hogy az eredmény megfeleljen a mai követelményeknek. Legjobban ezt úgy tudnám kifejezni, hogy a retrokonverzió "intellektuális konverziót" is jelent.
Néhány példa a szkennelt cédulák látványára
1. kép: Nehezen olvasható cédula, a szerző neve után kérdőjel ferde vonalak között, az eredeti cím zárójelben, a Bp.-t a rögzítésnél mindig ki kell írni, l. helyett p.-t kell rögzíteni.
2. kép: Közös főcím nélküli gyűjtemény, sorozatba tartozik, többoldalas cédula, régi szabvány szerinti leírás.
3. kép: Halvány, nehezen olvasható adatok.
4. kép: Transzliterálási gondok.
5. kép: Kézírásos javítás a cédulán.
6. kép: Kétkötetes könyv, amelyről három rekordot kell készíteni.
7. kép: A számból álló cím eredeti nyelvű feloldással szerepel, amit a mai szabályoknak megfelelően számként kell rögzíteni.
8. kép: A szerzőségi adatok utólag, kézírással kerültek a cédulára.
Hol tartunk most?
Valamennyi előkészítő feladatot elvégeztük. A belső munkacsoport folyamatosan készíti az AMICUS-ban a besorolási rekordokat, a betanulást követően egyre gyorsabb ütemben. Megtörtént a szkennelés. A Medea nagy erőkkel végzi az adatrögzítést, várjuk az első százezer cédulát - a rekordokat betöltjük a tesztadatbázisba, ellenőrzünk, azt követően kerülnek az éles adatbázisba, és lesznek kereshetők az on-line katalógusban.
Mit várhatunk, mit nem?
Az on-line katalógus bővül 400 ezer cédula adatával, az új rekordok letölthetők HUNMARC-formátumban, valamint használhatóvá válnak a besorolási adatrekordok.
Egyelőre nem lesz látható minden példányadat, mivel a helyrajzi katalógus csak a muzeális példányokat és a további egy mozgatható (azaz az olvasók rendelkezésére álló) példány adatait tartalmazza a köteles példányok esetében. A külföldi beszerzések pedig majd' minden esetben egypéldányosak. A többes példányok adataival csak egy későbbi konverziós fázisban tudjuk kiegészíteni az egyes tételeket.
Fontos tudni, hogy az on-line katalógusnak a retrokonverzióval bekerült része nem nemzeti bibliográfiai rekordhalmaz, pusztán a cédulakatalógusban szereplő adatokat tartalmazza. Ugyanakkor hangsúlyozzuk, hogy a konverziótól az OSZK szolgáltatások minőségének javulását várjuk, amelyek röviden a következők:
• a feltárt állományrészről a távoli felhasználók is tájékozódhatnak a weben elérhető on-line katalógus révén;
• a rekordok nemcsak az OSZK on-line katalógusába, hanem a MOKKÁ-ba is bekerülnek;
• könnyebb, gyorsabb és hatékonyabb a hozzáférés az állományrészhez;
• javul a helyi kiszolgálás és a könyvtárközi kölcsönzés teljesítési ideje;
• megnő a visszakeresési pontok száma;
• javulnak a belső könyvtári munkafolyamatok.
Kalács lesz vagy csak briós?
Egyelőre kisebb kalács, vékony szelet a nagy család minden tagjának. A projekt résztvevői - az OSZK és a Medea - mindent megtesznek, hogy a kis kalács finom legyen. Mit remélünk? Azt, hogy olyan finom lesz a kalács, hogy mindenki szeretne még egy vastagabb szeletet belőle, és hogy a finanszírozó az eredményt úgy értékeli, hogy az a folytatást, a nagyobb kalács elkészítését is lehetővé teszi. Ebben bízzunk mindnyájan!
* Elhangzott a XI. Budapesti Nemzetközi Könyvfesztiválon, a Budapesti Kongresszusi Központban, 2004. április 23-án.